Prowadzenie warsztatu samochodowego bez pomocy nowoczesnych programów informatycznych jest bardzo utrudnione, a wielu przypadkach można pokusić się o stwierdzenie, że jest niemożliwe. Dzięki kompleksowemu działaniu, usprawniającemu wszystkie działania danego warsztatu, w szybkim tempie możliwe jest zapanowanie nad trudnościami w ewidencji danych i zamówień, oraz długofalowe zwiększenie zainteresowania klientów usługami firmy. Przekłada się to bezpośrednio na maksymalizacje zysków, płynących z działalności prowadzonych przez dany warsztat.
Programy mające na celu usprawnienie działania warsztatów
Pierwszym plusem funkcjonowania firmy, opartej o dobre oprogramowanie warsztatowe, jest przede wszystkim tworzenie baz klientów, nad którymi właściciel firmy ma pełną kontrolę. Oznacza to, że bez żadnych problemów można tworzyć przejrzyste listy zadań oraz przypisywać je do konkretnego klienta. Dzięki temu serwisant ma ogląd na wszystkie listy klientów oraz zadania, które zostały dla nich wykonane. Programy do warsztatu dają także szerokie możliwości nadzorowania wszystkich zleceń, napraw lub serwisowań. Nadzór nad wszystkimi zleceniami jest możliwy dzięki interfejsowi umożliwiającemu wprowadzanie, edytowanie oraz zamykanie wszystkich zamówień na usługi. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zleceń może w szybki sposób przyporządkować otwarte zlecenia i zlikwidować te, które są już nieaktualne, lub zostały anulowane. Programy warsztatowe umożliwiają także szybkie drukowanie dokumentacji potrzebnej klientowi oraz mają funkcję załączania plików PDF. Dzięki programom warsztatowym możemy także w szybki sposób generować faktury i tworzyć kompleksowe raporty, które dotyczą zarówno historii wykonywanych napraw, jak i rozliczania zatrudnionych w warsztacie osób z wykonanych przez nich zadań. Korzystanie z tego typu programów to także wielkie usprawnienie w komunikacji z klientami. Mogą oni mieć wgląd w aktualny stan zamówienia, a także być powiadamiani o wszelkich działaniach serwisu za pomocą SMS-a lub e-maila.
Ważnym elementem pracy ekipy warsztatowej jest planowanie prac oraz rozpisywanie poszczególnych zadań w taki sposób, aby działanie warsztatu było zarządzane w sposób płynny i umożliwiało wykonywanie zadań bez dodatkowej presji czasu. Aby to osiągnąć, twórcy programów wprowadzili możliwość graficznego tworzenia terminarzy, które są niezwykle pomocne w planowaniu prac z określonym wyprzedzeniem. Terminarz zawiera także funkcje sporządzania siatek godzinowych.